メールとチャットの使い分けは？　配慮が伝わる「コミュニケーションツール」のマナー【新時代のビジネスマナー】

　新型コロナウイルスにより、テレワークが常態化するなど、これまでのビジネスの常識が大きく変化した現在。人々の働き方がガラリと変わった今、ビジネスシーンにおいて、どのような振る舞い方をすればいいのか模索している人も多いと思います。

　この連載では、ウィズコロナ時代にふさわしい新しいビジネスマナーについて、年間100件以上の研修を通して、各回で活躍するビジネスパーソンを育成してきたマナーコンサルタントのマナー西出ひろ子さんに4回にわたって聞きます。最新刊に「入社1年目の教科書 ビジュアル版 ビジネスの基本とマナー」（3月2日発売）があります。

　今回のテーマは、使い分けやマナーに迷う人が多い「オンラインコミュニケーションツール」です。

「伝わるビジネスのメール」をおさらい

　数年前まで、オンラインでの文章のやりとりといえば、eメールが主流でした。ところが近年では「Slack」「ChatWork」などのチャットツールも加わり、上手な使い方やふさわしいマナーに迷う人も増えてきています。逆に、新人や若手層は短文のコミュニケーションの方が慣れているため、eメールの適切な使い方を知らない人も少なくありません。まずは誰でも使える「伝わりやすいビジネスメール」の書き方を確認しておきましょう。

・件名はひと目で伝わる内容に
面倒と思うかもしれませんが、会社名と名前も加えると誰からのものか分かりやすく、安心できます。

・冒頭であいさつを
「いつもお世話になっております」が一般的。「○○さん、いつもお世話になっております」と相手の名前を入れると気持ちが伝わりやすくなります。

・1行は35文字までが目安
メールは行頭を空けません。1段落は長くても5～6行までにとどめ、箇条書きも活用を。1行は20字までにすると、ひと目で読める配慮となります。

・必ず署名を
相手があなたに「すぐに電話をかけたい」「資料を郵送したい」「会社を訪れたい」というとき、連絡先を確認しやすくする配慮です。

　さらに、送信後は取り消しができないので、送る前には必ず見直しをすると安心ですね。誤った内容を送ってしまった場合はすぐにメールでおわびし、正しい内容を再送信するとともに、誤送メールは削除を依頼するとよいでしょう。

便利なチャットでも相手への配慮は忘れずに

　メールのようなかしこまった書式が不要なのが「Slack」「ChatWork」などのビジネスチャット。手軽にコミュニケーションが取れるので、社内の人への事実関係の報告に活用される例が増えていますが、手軽とはいえ、あくまでビジネス上のやりとりです。相手への配慮を忘れず、チャットの特性を生かした使い方を意識してみましょう。

・言葉遣いはビジネス会話と同様に
メールのような定型文が不要とはいえ、ビジネスで使用する場合には、対面での会話と同じように敬語を用いましょう。相手に伝わるように分かりやすく、かつ丁寧な言い回しを心がけます。

・使う時間にメリハリを
手軽さゆえに何往復もやりとりを続けてしまいがちなチャットツール。使用は業務時間内だけにするなど、周囲に合わせてルールを決めるとよいでしょう。

・相手の返事はゆったりと待つ
メールより気軽に送れるからといって、相手からの迅速な反応を強制するものではありません。急ぎで返事が欲しいときは電話など他の手段を選ぶ方がよいですね。一方で、あなた自身の返事は可能な限り迅速に行うと安心です。

　メールとビジネスチャットの上手な使い分けについては、現在模索中という会社が多いようです。メールは社外の人とのコミュニケーション、ビジネスチャットは社内の人との連絡や報告に活用する例が増えています。

　一つの答えにこだわらず、状況や相手などに応じて臨機応変にコミュニケーションを取るのが新時代のビジネスマナー。お互いにストレスになることなく、心地よくなるコミュニケーションの方法を相談してみると、それ自体が相手への配慮となり、よりよい関係が築けるのではないでしょうか。

　ビジネスチャットは比較的新しいコミュニケーションツールなので、新人の皆さんの方が使いこなすのが得意かもしれませんね。よりよい活用方法を思いついたら、上司や先輩に提案してみるのも、よいコミュニケーションとなるかもしれません。

メッセンジャーアプリはビジネスで使える？

　メールやチャットツール以外では、ショートメールやメッセンジャーアプリが活用される場面もあります。スマホで送受信できる便利なツールですが、より短文で済み、プライベートでも使うだけに、つい、相手への配慮も緩みがちです。ここでは、基本のルールや活用できる場面を確認しておきましょう。

・まずは会社で認められているかどうかを確認
特にメッセンジャーアプリはアカウントの乗っ取りや不正ログインの可能性もあるので、ビジネスでは使用しない企業もあります。認められている場合も、会社のスマホを使用する、機密情報のやりとりはしないなど、社内のルールを確認の上、それらをきちんと守りましょう。

・言葉遣いは丁寧に
プライベートでも使い慣れていると言葉もカジュアルになりがち。特に新人の場合は丁寧な言葉遣いを心がけ、親しい先輩に対しても敬意を忘れないようにしましょう。

・スタンプはメッセージとセットで送る
メッセンジャーアプリのスタンプを上司や先輩に対して使うのは決してNGではないと考えます。感情が伝わりやすく、誤解を生じさせないために有効でしょう。また、スタンプで癒やされる人も少なくありません。

ただし、スタンプだけで済ませるのは控えるのがベター。「承知しました」など、まずはきちんと言葉で伝えた後、気持ちを伝えやすいスタンプを送るようにするとよいでしょう。もちろん、自社でスタンプはNGというルールがあれば、それに従います。

　ショートメールもメッセンジャーアプリも、プライベートで多くの人が使うツールだからこその配慮が大切。「プライベートで使っているならビジネスでも使って当然」という勝手な思い込みは危険です。会社や相手に合わせるということもマナーの一つです。

文／構成・オトナンサー編集部

実は損している？

ニュースを読んでポイントが貯まるサービスがあるのを知っていますか？ポイントサイトのECナビでは好きなニュースを読んでポイントを貯めることができるのです。（※ECナビはPeXの姉妹サイトです。）今日読んだニュースが実はお小遣いになるとしたら、ちょっと嬉しいですよね。

ポイントの貯め方はニュースを読む以外にも、アンケート回答や日々のネットショッピングなど多数あるので、好きな貯め方でOK！無料で登録できてすぐに利用できます。貯まったポイントはPeXを通じて現金やAmazonギフトカードなどに交換できます。

運営実績も15年以上！700万人以上の方がポイントを貯めています。毎日好きなニュースを読んでお小遣いを貯めてみませんか？

簡単無料登録はこちら