AIに情報入力で懲戒処分！？　“無自覚な情報漏洩”に潜む法的リスク…「知らなかった」では済まないAI利用の鉄則

業務でAIを使うときの注意点とは？（画像はイメージ）

　ChatGPTやGeminiといった対話型生成AI（人工知能）サービスを使うようになった人は多いと思います。近年、ビジネスの現場でも、AIは単なる「便利な技術」から、文房具のように欠かせない業務効率化の標準ツールとなりました。

　一方、企業によっては業務時にAIツールの使用を許可していないケースもあるため、注意が必要です。勤務先が認可していないAIツールは「シャドーAI」と呼ばれていますが、実際に、従業員が情報漏洩のリスクに無自覚なまま、シャドーAIに勤務先の機密情報を入力してしまうケースが問題となっています。この場合、社内規定に抵触し、場合によっては懲戒処分を受ける可能性があります。

　なぜ、悪意のない従業員がうっかり社内規定に抵触してしまうのでしょうか。シャドーAIに潜むリスクを浮き彫りにし、キャリアと組織を守るために不可欠なAI時代の「新・ビジネスマナー」をひもといていきます。

業務効率化がポリシー違反を招く理由

　多くのビジネスパーソンが、会議の要約やメールの下書きのために、顧客名や内部戦略などの機密情報をAIに不用意に入力しています 。適切なガバナンス（統治）がない状態での利用は、情報の流出だけでなく、企業のブランド毀損（きそん）や法的リスクに直結します。

「シャドーAI」と「AIの偏り」の危うさ

　会社が認可していないツール（シャドーAI）を業務で勝手に使うことは、組織のセキュリティー網やコンプライアンスチームの監視を回避し、データの不正流出を招く要因となります 。具体的には、公開されている生成AIプラットフォームやブラウザーのプラグイン、未承認の自動化ツールがこれに該当します。また、事実確認（ファクトチェック）をせずにAIの回答をうのみにすることは、AIによる情報の捏造（ねつぞう）や偏った判断（バイアス）を生み、プロとしての信頼を損なう原因となります。

　安全なAI活用には、単なる研修から、データに基づき自らリスクを管理する「ヒューマンリスクマネジメント（HRM）」への転換が必要です 。従業員は情報の匿名化を徹底し、企業は誰もが迷わずルールを確認できる「AI搭載コンプライアンス・アシスタント」のような仕組みを整えるべきです 。AIツールは定型業務の簡素化に非常に有効ですが、その利用が倫理的かつ安全であることを確実にするためには、人間がその導入および運用方法を主体的に管理する役割を担わなければなりません。

企業が行うべき最低限のチェックポイント

　組織として安全なAI環境を構築するためには、次のチェックポイントを押さえることが重要です。

(1)公式なAIガバナンス枠組みの確立
経営陣は、既存のセキュリティー、データガバナンス、コンプライアンスに関する各種ポリシーと整合性を持たせた「公式なAIガバナンスの枠組み」を確立する必要があります。これにより、経営レベルでの説明責任を明確にし、AIツールの承認プロセスを整備し、利用が許可されているツールや禁止されているツールについての指針を従業員に示すことが求められます。

(2)実践的かつ継続的なトレーニング
リスク管理は、組織全体で連携して取り組むべき継続的なプロセスです。すべての従業員が「どのデータをAIに利用できるのか」「何を決して共有してはいけないのか」を正しく理解し、適切に判断できるよう、最新の脅威動向や倫理基準を踏まえた実践的かつ継続的なトレーニングの実施が不可欠です。

(3)第三者リスクの徹底管理
最後に、社内におけるAI監査だけでは十分と言えません。組織は、取引先やベンダーといった第三者に対しても、自社と同等の基準で慎重な管理を徹底する必要があります。そのため、ベンダーに対しても継続的なリスク評価およびコンプライアンスチェックを実施し、第三者リスクを適切に管理することが重要です。

　2026年、AIリテラシーは単なる技術スキルにとどまらず、ビジネスパーソンの根幹をなす「マナー」へと進化しています。AIは強力なツールである一方、その使い方を誤れば、自身や組織にリスクをもたらしかねません。従業員一人一人の高い意識と、リアルタイムで適切な判断を支える組織的な仕組みの両立が不可欠です。AIの使用を正しく理解し、人間が主体となって賢く使いこなすこと、それこそが、AI時代における真のプロフェッショナルの条件と言えるでしょう。

NAVEX カントリーマネジャー 三ツ谷直晃

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