ベテランでも「知らずに使っている人が多いです」　今さら聞けないビジネスメールの《NGワード》6選【言い換え例つき】

　ビジネスシーンに欠かせないメールのやりとり。ビジネス上でのメールは、直接会ったときや電話で話すときとは異なるマナーが求められる場面でもあります。中には、ベテランのビジネスパーソンでもうっかり使ってしまっている人が少なくない「NGワード」も……。そこで、普段のビジネスメールで改めて見直したい「うっかりNGワード」について、スピーチコンサルタント・ビジネスマナー講師の鈴木通代さんに教えていただきました。

カジュアルなやりとりに慣れすぎると、うっかり「NGワード」が…

Q.ビジネスのメールで、使わない方がよい言葉や、適切でない言い回しを「うっかり」使ってしまいがちなのは、なぜだと思われますか。

鈴木さん「私たちは日常的にSNSなどを使い、その中で会話のような文言のやりとりに慣れてしまっています。ビジネスでもLINEを使うことが増えていることもあり、『日常の話し言葉と書き言葉（ビジネスメール）は違う』という意識が薄くなっています。

カジュアルなコミュニケーションに慣れすぎると、『相手がどう受け取るか』という視点も薄れがちです。ビジネスメールでは相手の立場や感情への配慮が特に重要なのに、その意識が働かないまま送信してしまうということから、ビジネスメールでも『つい』『うっかり』日常の言葉やNGワードが出てきてしまうのではないでしょうか。

また、日常的に敬語を使い慣れていないということもあるかと思います」

Q.特に「うっかり使ってしまいやすい」と思われる「ビジネスメールでのNGワード」には、どんなものがありますか。

鈴木さん「ベテランのビジネスパーソンでも、知らずに使っている人が比較的多い、ビジネスメール上でのNGワードとして、次の6つが挙げられます」

【ビジネスメールでのNGワード（1）お疲れさまです】

「お疲れさま」は、ねぎらいの言葉です。自社の人には使用しますが、社外の人へのビジネスメールでは使用しないように気を付けましょう。

【ビジネスメールでのNGワード（2）了解しました】

固い言葉のように聞こえますが、上から目線で失礼な表現になります。同僚や部下以外の人には、カジュアルな表現と取られかねません。

【ビジネスメールでのNGワード（3）すみません】

謝罪やお礼のつもりで日常でも使ってしまうことが多いのですが、ビジネスメールにはカジュアルと取られがちで不向きです。

【ビジネスメールでのNGワード（4）とりあえず】

つい使ってしまいがちですが、いい加減な印象を与えます。

【ビジネスメールでのNGワード（5）させていただく】

文法としては正しいのですが、多用すると不自然になります。

【ビジネスメールでのNGワード（6）とんでもございません】

文法として間違った使い方をしています。

「させていただく」の正しい言い換えは？

Q.こうした誤りやすいNGワードはそれぞれ、メール上でどのような言い方にするのが適切でしょうか。

鈴木さん「推奨される言い換え例は次の通りです」

【お疲れさまです → いつもお世話になっております】

社外の人に対しては、自分が「社の代表」として先方に接しているという意識が大切です。社の看板を背負っているのですから、先方に対する敬意と感謝の気持ちを伝えましょう。社外、または初回のやりとりで、いきなりカジュアルなあいさつをされても先方は困りますし、「軽く見られている」と気を損ねる場合もあります。

【了解しました → かしこまりました／承知いたしました】

いずれも「承知する」の謙譲語にあたるので、敬意を表しています。先方も「きちんと対応ができる人だ」という印象を持つでしょう。

ただ、「承知する」に関して一つ注意点があります。「ご承知おきください」と一見、丁寧に見える表現は、相手に対して高圧的に取られることがあります。この場合は「ご了承くださいますよう、お願い申し上げます」という表現にしておけば、どんな立場の人に対しても失礼がありません。

【すみません → 申し訳ございません／恐れ入ります／ありがとうございます】

謝罪であれば「申し訳ございません」、依頼・恐縮・感謝の意であれば「恐れ入ります」、感謝であれば「ありがとうございます」となります。ビジネスメールでは、先方に対する敬意が必要です。軽く取られがちな表現ではなく、敬意をもって気持ちをはっきりと伝える表現をしましょう。先方にも、こちらの敬意が伝わります。

【とりあえず → まずは〜】

「とりあえずご連絡まで」「一応、確認ですが」といったカジュアルな表現は、先方を軽く見ているような印象を与えてしまう場合があります。「まずはご連絡申し上げます」「念のため確認させていただきます」のように言い換えることで、丁寧な対応だと感じてもらえます。

【させていただく → いたします など】

「させていただく」という言葉自体が間違っているわけではありませんが、必要以上に使うと、かえって不自然で耳障りになります。「いたします」に言い換えるなど、場合によって使い分けましょう。

【とんでもございません → とんでもないことでございます／とんでもないです／滅相もございません】

「とんでもない」は「とんでも＋ない」に分解できる言葉ではなく、一つの独立した形容詞として成立しています。そのため、「とんでもございません」という使い方は文法的に間違いになります。書き言葉だけでなく、話し言葉でも間違いやすいので注意しましょう。

　丁寧にしようと思う気持ちが強すぎて「二重敬語」になってしまうことも多いので、普段から家族や友人など身近なところで、敬語の練習をしておくことも必要ですね。

※本文を一部修正しました（11月4日12時59分）

オトナンサー編集部

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